Questa guida spiega come usare l'app dal punto di vista di chi la usa ogni giorno per gestire oggetti, locazioni e inventari. Non tratta aspetti tecnici o di sviluppo.
Dal menu profilo si gestiscono:
L'app è multi-azienda: uno stesso utente può essere associato a più aziende contemporaneamente e passare dall'una all'altra dal menu utente in basso nella barra laterale. Tutti i dati (oggetti, locazioni, inventari, categorie) sono sempre relativi all'azienda attiva in quel momento.
Nella pagina "Azienda" (menu utente) si trova l'elenco degli utenti collegati a quell'azienda, con indicazione se sono attualmente online e la data dell'ultimo accesso, e l'utilizzo dell'Assistente AI (sezione 15).
Navigazione: le voci principali (Oggetti, Locazioni, Inventari, Categorie, Scanner e, se abilitato, Assistente) sono nella barra laterale. Su schermi grandi si può comprimere; su mobile si apre dal pulsante menu in alto.
Nota: non esistono ruoli differenziati (es. amministratore vs utente base): chiunque vi sia associato può vedere e modificare tutti i dati di quell'azienda.
Pagina iniziale dopo il login, riepiloga la situazione dell'azienda attiva:
Il cuore dell'app. Un Oggetto rappresenta un bene o materiale da tracciare (attrezzatura, mezzo, dispositivo, ecc.).
Campi principali: nome, descrizione, stato, quantità totale, numero di serie, codice esterno, fornitore, note, categorie.
Stati possibili: Operativo, In manutenzione, Fuori servizio, Dismesso. Quando un oggetto passa a "Fuori servizio" viene inviata automaticamente una notifica push a chi le ha attivate.
Elenco oggetti: - Ricerca testuale libera. - Filtri avanzati per qualsiasi campo (nome, stato, quantità, categoria, ecc.), combinabili tra loro. - Colonne della tabella personalizzabili (si scelgono quali mostrare). - Esportazione dell'elenco filtrato in CSV. - Generazione PDF con codici QR stampabili, per singolo oggetto o per il gruppo filtrato, con linee tratteggiate per il taglio. - Report PDF di tutti gli oggetti dell'azienda con le relative locazioni, con data dell'ultima modifica (pulsante "Scarica report PDF").
Codice QR: ogni oggetto ha un codice QR univoco generato automaticamente, usato per il riconoscimento rapido tramite lo Scanner (sezione 11). Esiste anche un campo separato "Codice esterno" per un eventuale codice a barre già presente sull'oggetto (es. del fornitore): anche questo è riconosciuto dallo Scanner.
Storico: ogni oggetto ha una pagina "Storico" che registra automaticamente ogni evento — creazione, modifica, eliminazione, aggiunta/rimozione categoria, aggiunta/rimozione inventario, aggiunta/rimozione attività, aggiunta/rimozione documento — con data, utente responsabile e dettaglio della modifica. È il registro di audit completo dell'oggetto.
Una Locazione rappresenta un luogo fisico dove possono trovarsi gli oggetti (es. sede, magazzino, scaffale, stanza).
Un Inventario collega un Oggetto a una Locazione, indicando quanta quantità di quell'oggetto si trova in quella specifica locazione. Un oggetto può essere distribuito su più locazioni contemporaneamente, ma la somma delle quantità nelle locazioni non può superare la quantità totale dell'oggetto.
Ogni inventario tiene traccia di: - Data ultimo controllo: quando è stata verificata l'ultima volta. - Data prossimo controllo: quando andrà verificata di nuovo.
Se la data di prossimo controllo si avvicina o scade, vengono inviate notifiche automatiche (vedi sezione 12). L'elenco inventari supporta filtri ed esportazione CSV.
Nota: l'oggetto associato a un inventario non può essere cambiato dopo la creazione (per cambiarlo occorre eliminare e ricreare l'inventario).
Le Categorie sono etichette libere assegnabili agli oggetti per classificarli e per poterli poi filtrare rapidamente nell'elenco. Gestione semplice: crea, rinomina, elimina. Da ogni categoria si può accedere direttamente all'elenco degli oggetti a cui è assegnata.
Le Attività sono annotazioni con data e contenuto testuale libero, usate per registrare interventi di manutenzione o controlli svolti. Possono essere associate sia a un Oggetto sia a una Locazione. Ogni attività registra automaticamente chi l'ha inserita. La creazione di una nuova attività genera una notifica push a chi le ha attivate.
A ogni Oggetto è possibile allegare Documenti (file), con una descrizione facoltativa. Limite massimo 50 MB per file; i formati eseguibili (potenzialmente pericolosi) non sono ammessi.
Pagina dedicata che usa la fotocamera del dispositivo per inquadrare: - il codice QR generato dall'app per un oggetto, oppure - un codice esterno/a barre già presente sull'oggetto (es. del fornitore).
Se il codice viene riconosciuto, l'app mostra subito un'anteprima dell'oggetto con link diretto alla sua scheda. Se non viene riconosciuto, compare il messaggio "Oggetto non trovato" (occasionalmente, per scherzo, un'animazione simpatica).
Due canali indipendenti, attivabili/disattivabili per ciascuna azienda dal Profilo:
L'app può essere installata sul dispositivo come PWA (Progressive Web App):
Ogni azienda ha un numero massimo configurabile di: - Oggetti creabili. - Locazioni creabili.
Se il limite viene raggiunto, l'app mostra un messaggio di errore e impedisce di crearne altri finché non si libera spazio o non si aumenta il limite (contattare chi gestisce l'abbonamento/piano dell'azienda).
Anche l'uso dell'Assistente AI ha un limite (sezione 15).
Se abilitato per l'azienda, nella barra laterale compare la voce Assistente: una chat che permette di interrogare e modificare i dati dell'azienda attiva scrivendo in linguaggio naturale. Esempi:
Come funziona - L'assistente lavora solo sui dati dell'azienda attiva e mostra ogni passaggio man mano che avviene (es. "Letti 12 Oggetti"). - Può leggere e cercare Oggetti, Locazioni, Inventari, Categorie, Attività e Persone (e, se la funzionalità è attiva, Addestramenti e Tipi di attività); può consultare Storico e Documenti in sola lettura (i file si caricano dall'interfaccia). Delle Persone vede solo nome, cognome e stato attivo: email, telefono e note non vengono mai inviati all'assistente e si gestiscono solo dall'interfaccia. - Le modifiche (creare, modificare, eliminare) non partono mai da sole: l'assistente mostra una descrizione dell'operazione e attende che si prema Conferma o Annulla. Le eliminazioni rimuovono anche i dati collegati. Le Attività si possono creare ed eliminare, non modificare. - Le conversazioni sono personali (visibili solo a chi le ha create) e si possono eliminare, come i singoli messaggi. Con "Nuova chat" se ne avvia una nuova. - Mentre l'assistente lavora non si può inviare un altro messaggio.
Limiti di utilizzo: ogni azienda ha un budget di utilizzo condiviso tra tutti i suoi utenti, su due finestre: sessione (5 ore) e settimanale. La finestra parte alla prima richiesta e, quando scade, il contatore riparte da zero. Raggiunto un limite l'assistente si blocca e indica quando si potrà riprendere. L'avanzamento è visibile nella pagina "Azienda". Eliminare una conversazione non restituisce l'utilizzo già consumato.
Se qualcosa non va: se l'assistente non è abilitato per l'azienda o non è configurato compare un messaggio di errore; se la richiesta richiede troppi passaggi, conviene spezzarla in richieste più piccole.
Nel gruppo Anagrafiche della barra laterale, la voce Persone raccoglie l'anagrafica delle persone dell'azienda: nome, cognome, email, telefono, note e se la persona è attiva. Le persone non sono utenti dell'app: non hanno un accesso e non ricevono notifiche.
Funzionalità attivabile per azienda dall'amministratore: quando è attiva, nella barra laterale compare il gruppo Addestramenti con due voci.
Se la funzionalità viene disattivata gli addestramenti restano salvati ma non sono più visibili né modificabili finché non viene riattivata; l'anagrafica Persone resta sempre disponibile.
Funzionalità attivabile per azienda dall'amministratore: quando è attiva, nella barra laterale compare il gruppo Interventistica con due voci.
Una tipologia usata da almeno un intervento non si può eliminare: si può archiviare togliendo la spunta "Attivo". Una tipologia archiviata, o di un template non più usato, resta sugli interventi già registrati ma non compare più tra le scelte. - Interventi: ogni intervento indica le persone coinvolte (dall'anagrafica Persone, anche più di una), il responsabile dell'intervento (una persona, obbligatoria, scelta tra quelle coinvolte), richiesto da (obbligatorio, testo libero: propone i nomi già usati negli altri interventi dell'azienda ma si può scrivere qualsiasi nome), la tipologia (scelta tra quelle dei template, raggruppate per template, e quelle aziendali), data e ora di inizio e di fine, il luogo (stato, provincia, comune e indirizzo) e una descrizione. L'elenco si filtra per persona, tipologia, stato, data di inizio, stato, provincia, comune, indirizzo e descrizione.
Ogni intervento nasce come bozza:
Tutti i membri con accesso alla funzionalità vedono tutti gli interventi, bozze comprese; quelli che non possono modificare si aprono in sola lettura. La scheda mostra chi ha creato l'intervento e, se confermato, chi l'ha confermato e quando.